Alternatieven voor email - We quit mail

Zo af en toe blog ik over ICT, dus nu dat een traditie wordt, zet ik die traditie ook maar voort. Onlangs deelde ik via sociale media een bericht over de We Quit Mail-beweging. Mail wordt voor van alles en nog wat gebruikt en dat leidt ertoe dat mensen heel veel moeten mailen en dat kost heel veel tijd, maar roept ook veel stress op. Nu zit die stress gedeeltelijk gewoon in je hoofd en zou die stress zich vermoedelijk ook voordoen als communicatie via allerlei verschillende kanalen verliep.

Eigenlijk zijn die verschillende kanalen zelf de oorzaak van het probleem. Email is één van de weinig technieken op het web die werkelijk cross-platform is en hier geldt hetzelfde en in nog sterkere mate als bij de populariteit van WhatsApp: iedereen heeft het. Als je iemand aanspreekt via Hangout, hoor je meestal niets terug, want mensen kijken er nooit naar, dus wil je iemand bereiken, doe je dat via mail. Maar mail is voor lang niet alles even handig, want de kracht van mail, namelijk ‘a-synchrone communicatie’ oftewel in gewoon Nederlands: jij leest wat ik schrijf als jij daar zin in hebt, is voor lang niet alle communicatie gewenst. Bovendien is het bij mail heel lastig om dingen onder te brengen bij de activiteiten waarbij ze thuishoren. Een taak, een afspraak, een stukje nieuws voor collega's, een opmerking die eigenlijk deel is van een gesprek, het is in het mailprogramma allemaal hetzelfde. Mail slaat ook op, dat wil zeggen blijft als een item in een bak staan. Voor dingen die je moet bewaren, is dat handig, maar voor losse opmerkingen is het eigenlijk heel onhandig.

Voila, you get the point. Hieronder de kort lijstje van activiteiten met daarachter kort welke techniek daarvoor ideaal is en soms de naam van een app of website erachter:

Mondelinge communicatie

• Hoge urgentie: ik wil je NU spreken: Google Hangout of Skype. Niet in gebruik of niet online: bellen.
• Even iets aan iemand vragen of tegen iemand zeggen: chat, want a-synchroon maar niet om op te slaan. Google+ aanbevolen want goed af te schermen binnen een organisatie. Ook hier heeft Google Hangout weer de voorkeur omdat het op alle apparaten werkt, maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat Hangout nog door weinig mensen wordt gebruikt.
• Even zeggen wat je ergens van dacht: chat.

Gezamenlijke projecten

• Samen aan een project werken en taken verdelen afwerken en afvinken: taakmanager: Todoist is tot nu toe bij mij favoriet.
• Samen beleidsdocument schrijven: cloudservice: Google Docs in Google Drive zorgt ervoor dat er geen versies ontstaan en je dus werkelijk op elkaar kunt reageren en samen kunt werken. Liever geen Dropbox gebruiken, zoals ik al eerder op dit blog heb uitgelegd.
• Flink doorpraten met collega's over niet emotioneel geladen thema's, maar het is zo moeilijk om een datum te vinden waarop we allemaal op kantoor zijn: Google Hangout.
• Emotioneel geladen thema bij de kop pakken: FACE to FACE!

Datum prikken

• Een datum prikken: indien allemaal binnen één organisatie, probeer eerst de agenda-planner in Outlook, want daar kun je al zien wanneer je collega's bezet zijn. Vervolgens, als het niet anders kan: Datumprikker, maar dat is zeer omslachtig!
• Een datum prikken met Datumprikker: nooit meer dan 5 voorstellen doen!
• Een datum prikken met één persoon: altijd direct uitnodigen vanuit je agenda met de functie 'gasten'.

Overig

• Een interessant event of informatie met collega's delen: sociale media gebruiken. Liever niet via de mail.
• Discussie aanzwengelen met collega's over een onderwerp: sociale media.

Facebook, Twitter of LinkedIn zijn naar mijn mening niet geschikt om bedrijfsmatig te gebruiken. Google+ wel, omdat het veel gemakkelijker informatie in groepen afschermt. Ook hebben veel mensen een Google-account en dus kost het vaak geen extra subscriptie EN ze komen al regelmatig in de buurt van de techniek.

Het behoeft verder geen betoog dat niet alle hier genoemde methodes even makkelijk te gebruiken zijn, omdat sommige afhankelijk zijn van de bereidheid van de hele organisatie om mee te doen. Wat kan, doen dus, verder stukje bij beetje op kleine schaal collega's meenemen in je keuzes en soms, maar dat is lang niet in elke organisatie even effectief, een bijeenkomst beleggen om mensen bij te spijkeren. Dwing weinig dingen af, maar laat voortdurend de toegevoegde waarde van nieuwe technieken zien en wees bereid om te laten zien hoe het werkt.